Das Ordnungschaos – Ordnung ist kein Hexenwerk!

Von David Thiele

„Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere im Leben ein Kinderspiel.“ J.W. Goethe

Ziele brauchen Ordnung
Nicht nur heute, sondern stets und immer ist es an der Zeit, seinen Zielen auch die notwendigen Strukturen und den notwendigen Rahmen zu geben.
Der Rahmen um den es mir heute geht, ist Ordnung und Struktur.

Nach wie vor geht es in Unternehmen aber auch bei Ihnen darum, die bzw. Ihre Ziele möglichst ohne große Verschwendung von Energie, Lebenszeit und Ressourcen zu erreichen. An dieser Stelle trifft sich das Wollen des Lean-Managements mit dem Wollen der Grundlagen der Wirtschaftlichkeit (Ökonomisches Prinzip). Nämlich mit minimalem Aufwand einen maximalen Nutzen zu erzielen (Optimalprinzip)
.

5A Methode als roter Faden durch das Chaos
Eine der Grundlagen dafür stellt die 5A Methode dar. Sie kommt, wie so vieles im Lean Management, aus Japan, genauer von Toyota und stellt hier eine der Grundpfeiler für verschwendungsarmes Arbeiten. Es geht dabei nicht nur um Ordnung an sich, sondern um Ordnung mit ihrer Allgemeingültigkeit. Heißt, dass Systeme und Strukturen geschaffen werden, die es allen Prozessbeteiligten gleichermaßen ermöglichen, ihre Ziele effizient zu erreichen. Jeder findet das, was er braucht. Alles steht an dem Ort, wo es auch gesucht werden würde, weil geregelt ist, dass es dort zu finden ist.

5A Methode in der Umsetzung
Sehen wir uns die 5A Systematik einmal etwas genauer an und versuchen zu verstehen, wo die Vorteile einer solchen Organisations- und Arbeitsweise liegen.

Kurz erklärt stehen die „As“ für:

1. Aussortieren (großzügig wegwerfen oder auch archivieren)
2. Aufräumen (Arbeitsmittel ergonomisch anordnen)
3. Arbeitsplatzsauberkeit
4. Anordnung zur Regel machen (Ordnerstruktur, Ablagen einheitlich)
5. Alle Punkte einhalten und verbessern (regelmäßige Evaluation und Durchführung)

Auch hier, wie zumeist im Management, geht es um einen Langlauf, nicht um einen Sprint. Diese Maßnahmen bedürfen der täglich, wöchentlich und monatlichen Umsetzung. Mit einmalig ist hier nichts erreicht.

30 Sekunden Hürde für den Erfolg
Bevor ich näher darauf eingehe, möchte ich eine meiner wesentlichen Grundregeln zur Diskussion stellen:

Alles was Sie länger als 30 Sekunden suchen, ist Verschwendung!

Sie ist einfach und ein guter Indikator dafür, wie gut oder auch nicht gut Ihr System, Ihre Struktur ist.

In meinem Buch „Lean Management in der Pflege“* habe ich bereits ausführlich darauf hingewiesen, dass ohne Ordnung und Sauberkeit keine Sicherheit in den Prozessen gewährleitstet werden kann. Dabei wird in diesem Buch deutlich, dass auch der gesunde Menschenverstand ein wichtiger Maßparameter ist, der einem sagt, was sinnvoll und was unsinnig ist. Nicht alles was vermeidlich Ordnung schafft, ist auch sinnvoll. So haben einige Maßnahmen keinen Bezug zu den Menschen, die sie umsetzen sollen.

Umsetzung konkret

Aussortieren
Für den ersten Schritte, das Aussortieren sollten Sie sich die meiste Zeit nehmen. Der Erfolg der nächsten Schritte hängt davon ab, wie „radikal“ Sie hier vorgehen.

Prinzip: Alles was Sie nicht unmittelbar zum Arbeiten benötigen, was Sie in den letzten sechs Monaten nicht gebraucht haben, gehört in das Lager, Archiv oder Mülltonne.
Alles raus, was nur Platz wegnimmt.

Aufräumen
Hier bringen Sie zunächst Ihre Arbeitsmittel in eine ergonomische Systematik. Nur das was Sie unbedingt benötigen gehört in den Schreibtisch.

Prinzip: Auf dem Schreibtisch hat nichts etwas zu suchen. Ausnahme. Bildschirm, Tastatur und die Maus, dann, wenn Sie diese benutzen. Fertig.

Arbeitsplatzsauberkeit
Wenn alles raus ist und nur noch die Dinge da sind, die Sie brauchen, wird alles sauber gemacht. Alles reinigen und putzen. Das geht am besten, wenn alles raus ist!

Anordnung/Struktur
Jetzt bekommt jedes Ding seinen Platz. Das gilt für alles! Ordner, Dateien im PC, Kugelschreiber, Markierstifte etc.. Alles so, dass es in jedem Schreibtisch einheitlich ist. Die Ordner in redundanten Büros an der gleichen Stelle stehen.

Alle Punkte verstetigen
Ist alles so weit fertig, muss diese Struktur erhalten werden. Diese Ordnung muss täglich gehalten werden.

Prinzip:
Am Ende des Tages muss das Büro/Schreibtisch wieder so aussehen wie am Anfang. Komplett leerer Schreibtisch. Jeder Vorgang, jedes Ding hat seinen Platz.

Anmerkung 1:
Das gleiche einheitliche Ordnungssystem gilt auch für den PC. Ob physische Ordner oder digitale, das spielt keine Rolle! Es ist das gleiche System mit der gleichen Ordnung!

Probe:
Nehmen Sie eine Person, die nicht jeden Tag mit Ihrer Struktur arbeitet und lassen Sie diese etwas suchen. Wenn Sie es in einer angemessenen Zeit, allein und ohne große Mühe findet, ist es schon ziemlich gut. Die hohe Kunst wäre es, wenn sie es innerhalb von 30 Sekunden findet. Aber es genügt für den Anfang, wenn Sie es in diesen 30 Sekunden finden.

Anmerkung 2:
Regeln, Strukturen, Systeme haben auch eine Kehrseite. Sie unterbinden bzw. unterdrücken die Individualität des einzelnen. Sie machen Menschen gleich, austauschbar und starr. Somit werden Kreativität, Individualität und Flexibilität eingeschränkt. Das ist vor allem für kreative Freigeister ein Graus! Viele Menschen fühlen sich in solchen Strukturen unwohl, gehemmt ja sogar blockiert. Also lassen Sie Ihren gesunden Menschenverstand walten. Nutzen Sie diese Methoden da, wo sie Ihnen dienen und nutzen und lassen Sie Ihren Mitarbeitern dort die Luft und Freiheit, wo es notwendig ist. Wir sind nicht in Japan. In diesem wunderschönen Land existiert eine andere Kultur und Lebensweise, die sich nicht einfach auf die unsrige spiegeln lässt.

Frage:
Sind Sie neugierig darauf geworden, wie sich das bei Ihnen auswirkt, umsetzen lässt, kurz wie es bei Ihnen funktioniert? Dann legen Sie los! Fangen sie einfach an. Haben Sie Fragen, ich unterstütze Sie gern!

„Alle Ordnung ist für den einzelnen Freiheitsbeschränkung.“
Friedrich Paulsen (1846 – 1908), deutscher Pädagoge und Philosoph

Viel Spaß beim Experimentieren und Umsetzen!

Ihr David Thiele

* Lean Management in der Pflege von David Thiele
ISBN 978-3-658-20300-9